Raspored smjena u ugostiteljstvu: kako ga složiti da osoblje ne pita tko radi kad.

Raspored koji se objavi u subotu za ponedjeljak je ne-raspored, to je najava. Osoblje ne može planirati privatno vrijeme, voditelj ne može ništa pripremiti unaprijed, a zamjene postaju dnevni kaos.

Raspored s danima i satima početka i završetka rada morate radniku dati najmanje tjedan dana unaprijed, a isti rok vrijedi za svaku promjenu. Iznimka je prijeka potreba koju niste mogli predvidjeti ni izbjeći, a tada radnika obavještavate najkasnije prije početka rada (Zakon o radu, čl. 60.a).

Pravilo koje radi: raspored izlazi najkasnije osam dana prije prve smjene koju pokriva, da i kasna objava ostane unutar zakonskog tjedna. Što se objavi, to stoji, a zamjene idu kroz formalnu rutinu.

Pravila o odmoru između smjena i dodacima na plaću skupili smo na stranici raspored smjena za ugostitelje, a tjedni predložak rasporeda smjena u Excelu šaljemo na Vaš mail.

Najveći gubitak vremena u rasporedima je grupni chat u kojem svi tagiraju sve i nitko ne zna tko je na kraju potvrdio. Zamjena mora imati dva koraka: netko traži, netko prihvaća, voditelj odobrava.

U sustavu to traje 15 sekundi, po porukama može trajati pola dana i završiti s dvije osobe koje dolaze i nitko ne zna čija je smjena.

Digest je kratka poruka ili push obavijest koja stiže u 7 ujutro voditelju i osoblju koje je na smjeni. Sadrži popis ekipe, tip smjene, eventualne napomene.

To rješava dvije stvari: voditelj ne mora provjeravati raspored, a osoblje dobije podsjetnik dok se sprema za posao. Manje propusta, manje telefonskih poziva u 9 ujutro.

Redovna smjena, vikend, noćna, event, catering. Svaka ima drugačiju satnicu i drugačija očekivanja. Sustav koji to razdvaja automatski izračunava trošak plaća i sprečava nesporazume oko primanja.

U restoranu koji ima i catering, mogućnost da event-smjena ima posebnu satnicu i trajanje je razlika između ispravnog i netočnog izlaza kraj mjeseca.